สำหรับเจ้าของกิจการมือใหม่ พอได้ยินคำว่า “บัญชี” ก็มักจะบอกว่าทำไม่เป็น ยาก และน่ากลัว ทั้งที่จริงๆแล้วการทำบัญชีเบื้องต้นนั้นไม่ยากเลย เพียงรู้ขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง และมีเครื่องมือช่วยทุ่นแรงอย่าง ระบบบัญชีในการทำงาน ก็จะสามารถ ทำบัญชี เองได้แบบง่ายๆ
ซึ่งการทำบัญชีเบื้องต้น สำหรับกิจการขนาดเล็ก หลักๆจะมี 2 ส่วนที่ต้องคำนึงถึง คือ
- เปิดเอกสารทุกครั้งที่มีการขายสินค้า
- จดบันทึกทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินซื้อสินค้า
เพียงเท่านี้คุณก็จะสามารถบริหารบัญชี และสามารถรู้ได้ว่าเดือนที่ผ่านมามีกำไรเท่าไหร่ โดยคิดจาก
รายรับ – รายจ่าย = กำไร !
เปิดเอกสารทุกครั้งที่มีการขาย
การบริหารรายรับจะไม่ใช่เรื่องยาก หากเปิดเอกสารทุกครั้งเวลามีการขายสินค้า หรือบริการออกไป หากเราเริ่มทำเอกสาร และจัดเก็บให้เป็นระบบจะส่งผลให้เราสามารถสรุปยอดขายได้, ช่วยให้ทราบถึง Cashflow และยอดค้างรับ ของกิจการอีกด้วย ซึ่งส่วนนี้จะเป็นตัวช่วยให้เราสามารถวางแผนทางเงินได้ดีมากขึ้นด้วยการตัดสินใจจากข้อมูล ไม่ใช่จากความรู้สึกของเราเพียงอย่างเดียว
จดบันทึกทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินซื้อสินค้า
จริงๆแล้ว รายจ่ายถือเป็นเรื่องที่ละเอียด แต่สำหรับ บัญชีเบื้องต้น ของบริษัทใหม่จะมีหลักการคิดง่ายๆคือ “เมื่อมีการจ่ายเงินออกจากบริษัทเราเมื่อใด ให้จดบันทึกเมื่อนั้น” โดย รายจ่ายเบื้องต้น จะสามารถแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก ๆ คือ
- ค่าใช้จ่ายในการขาย (Cost of goods sold)
ค่าใช้จ่ายส่วนที่ซื้อสินค้ามา เพื่อขายออกไป
จะเรียกว่า “ต้นทุนขาย” ครับ ซึ่งต้นทุนขาย จะประกอบไปด้วย
“ราคาต้นทุนซื้อของสินค้า + ค่าใช้จ่ายที่เกียวข้อง”
ระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com ได้มีการแบ่งให้เป็นสัดส่วนเพื่อคุณเรียบร้อย
โดยสินค้าที่ซื้อมาขายนั้น จะนำมาจากเมนู ใบสั่งซื้อ และใบรับสินค้า
เป็นต้น
2. ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (Operating Cost)
เป็นการจดรายจ่ายต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการ และประกอบการของบริษัท เช่น ค่าเช่าออฟฟิศ ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่าน้ำค่าไฟ รวมไปจนถึง เงินเดือนของพนักงาน เป็นต้น
นอกจากนี้เมื่อซื้อบริการ อย่าลืมออก ใบหัก ณ ที่จ่าย อีกส่วนที่เกี่ยวข้องกับรายจ่าย และการจ่ายเงิน ในรูปแบบบริษัท ทุปครั้งที่มีการชำระค่าบริการ จำเป็นต้องออก หนังสือรับรอง ใบหัก ณ ที่จ่าย ซึ่งจะมีอัตตราการหัก ที่แตกต่างกัน เช่น 1% ค่าขนส่ง, 2% ค่าโฆษณา, 3% ค่าบริการ, 5% ค่าเช่า เป็นต้น
