ข้อควรพิจารณาว่าจะจ้างนักทำบัญชีหรือไม่
มีข้อพิจารณาดังต่อไปนี้
1. ทางเลือกการใช้สำนักงานบัญชี หรือ
มีพนักงานประจำ มีทั้งข้อดีข้อเสียในตัวเอง เช่น
การใช้สำนักงานบัญชีช่วยให้กิจการไม่มีภาระเรื่องเงินเดือน ค่าจ้าง
และสวัสดิการพนักงาน
และหากสำนักงานบัญชีให้บริการไม่ดีกิจการมีความยืดหยุ่นที่จะเปลี่ยนสำนักงานบัญชีได้ง่ายกว่าการเลิกจ้าง
การมีพนักงานประจำที่มีความสามารถมากพอและปิดบัญชีได้
กิจการต้องยอมจ่ายเงินเดือนที่สูงกว่าการจ้างพนักงานธุรการซึ่งดูแลเรื่องเอกสารได้แต่ไม่สามารถปิดบัญชีได้
2. การพิจารณาทางเลือกใช้สำนักงานบัญชี
หรือ จ้างพนักงานประจำ ทางที่ดีท่านต้องออกแบบให้เกิดความสมดุลในการมอบหมายงาน
หากพิจารณาและเข้าใจข้อจำกัดของสำนักงานบัญชี และพนักงานประจำ
ก็จะหลีกเลี่ยงความคาดหวังที่ไม่มีวันเป็นจริงได้ เรียกว่า “การบริหารความคาดหวัง”
โดยท่านต้องอาศัยหลัก “ใช้คนให้เหมาะกับงาน” ประกอบด้วย
3. กิจการบางแห่งเลือกจ้างพนักงานธุรการสำหรับจัดการระบบเอกสาร
และงานของพนักงานธุรการอาจจะช่วยให้สำนักงานบัญชีทำงานได้ง่ายขึ้นและไม่คิดค่าบริการสูงเกินไป
ในขณะที่พนักงานธุรการยังสามารถช่วยงานด้านอื่นได้อีกด้วย ก็เป็นทางเลือกหนึ่ง
4. หน้าที่งานบางอย่างต้องการคนติดตามดูแลอย่างใกล้ชิดเป็นรายวัน
จึงไม่ควรมอบหมายงานลักษณะนั้นแก่สำนักงานบัญชี เพราะท่านอาจจะต้องผิดหวัง
เนื่องจาก โดยธรรมชาติแล้วสำนักงานบัญชีมีข้อจำกัดที่ไม่ได้เข้ามาทำงานทุกวัน
ไม่ได้เป็นพนักงานประจำ ถึงเวลาก็จะติดตามดูแลตามที่ท่านคาดหวังไม่ได้
จะได้ไม่ต้องผิดใจกัน
5. เอกสารต่างๆนั้น
ควรเก็บรักษาไว้ที่กิจการเป็นหลัก อาจมีการนำเอกสารออกไปบ้างเป็นครั้งคราว
ก็ควรจะส่งคืนกลับมาเมื่อดำเนินการต่างๆแล้วเสร็จ
และควรมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่แน่นอน
หลายครั้งมีปัญหาเอกสารหายจากการที่สำนักงานบัญชีนำเอกสารออกไป
และแจ้งว่าได้นำส่งคืนกิจการแล้วและกิจการก็ไม่มีระบบตรวจสอบว่าจริงหรือไม่
การส่งเอกสารเข้าออกมักทำให้เกิดความสับสนเสมอ
6. กิจการอาจต้องคอยตรวจสอบว่าภาษีที่สำนักงานบัญชีนำไปยื่นให้ทุกเดือนนั้น
มีใบเสร็จรับเงินจากทางราชการกลับมาหรือไม่ และเช็คจ่ายค่าภาษีก็ไม่ควรสั่งจ่าย
“เงินสด” แต่ควรสั่งจ่ายแบบ A/C Payee Only “กรมสรรพากร”
เท่านั้น เคยพบกรณีที่สำนักงานบัญชีเบิกเงินค่าภาษีโดยให้สั่งจ่ายเป็นเช็คเงินสด
ผ่านมาหลายปีจึงมีเจ้าหน้าที่กรมสรรพากรมาแจ้งต่อกิจการว่าไม่เคยยื่นแบบเพื่อเสียภาษีมาตลอดเวลาหลายปีก็มี
7. มีหลายกิจการเข้าใจว่าสำนักงานบัญชีปิดบัญชีให้ทุกเดือน
แต่มาทราบในภายหลังว่า ปิดให้ปีละครั้ง แต่ละเดือนที่ทำนั้น คือยื่นภาษีเท่านั้น
ดังนั้น ควรทำความเข้าใจขอบเขตงานกันให้ชัดเจนตั้งแต่แรก
และหากปิดบัญชีทุกเดือนก็ควรมีรายงานทางการเงินเสนอต่อกิจการ
8. หากกิจการเลือกมีพนักงานบัญชี
พึงระลึกว่ามีข้อจำกัดหนึ่ง คือ กิจการขนาดเล็กไม่มีการแบ่งแยกหน้าที่
แต่อย่างน้อย กิจการควรจะแยกหน้าที่ “รับเงิน-จ่ายเงิน” ออกจากหน้าที่บันทึกบัญชี
เนื่องจากว่า หากผู้มีหน้าที่ “รับเงิน-จ่ายเงิน” เป็นคนเดียวกันกับคนบันทึกบัญชีแล้ว
ก็จะขาด Check and Balance ระหว่างผู้ทำรายการกับผู้บันทึกรายการ
อาจเป็นช่องโหว่ให้เกิดพนักงานหัวใสที่สามารถกลบเกลื่อนรายการ “ยักยอก” หรือ
“ทุจริต” ได้
9. พึงตระหนักว่า
“งานบัญชี” แม้ไม่สร้างรายได้ให้เกิดกับกิจการ แต่เป็นส่วนที่กิจการสามารถนำข้อมูลมาใช้เพื่อลด
“ต้นทุน” หรือ “การสูญเสีย” ที่ไม่จำเป็นได้ การบัญชีหากใช้ให้เป็นจะช่วยเพิ่ม
“ประสิทธิภาพ” การใช้ทรัพยากรขององค์กรซึ่งกิจการขนาดเล็กมีอยู่อย่างจำกัดได้
และข้อมูลทางบัญชีมี “ต้นทุน” เพื่อให้ได้มาเสมอ แต่จะทำอย่างไรให้ได้ “ประโยชน์”
คุ้มค่ากับ “ต้นทุน” ที่ต้องเสียไป
10. กิจการควรระมัดระวังอย่าให้เกิดกรณี
“เสียน้อยเสียยาก เสียมากเสียง่าย” คือการประหยัดนิดประหยัดหน่อย
แต่กลับสร้างผลเสียหายที่ร้ายแรง เช่น
จ้างพนักงานโดยมุ่งเลือกคนที่เงินเดือนต่ำที่สุด แต่ทำงานไม่ได้
หรือในกรณีจ้างสำนักงานบัญชี โดยไม่พิจารณาความรู้ความสามารถ และที่สำคัญที่สุดคือ
“ความรับผิดชอบ” แต่เลือกโดยเน้นราคาประหยัด
แต่หากได้สำนักงานที่ไม่มีความรับผิดชอบแล้วอาจส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อกิจการได้
เช่น ตัวอย่างที่กล่าวข้างต้นกรณีไม่ได้นำส่งภาษีให้จริง
กิจการต้องรับผิดชอบเสียภาษีย้อนหลัง บวกค่าปรับจำนวนมาก
แถมยังเสียประวัติและเป็นที่เพ่งเล็งของกรมสรรพากร
โดยไม่สามารถจะอ้างหรือปฏิเสธความรับผิดชอบออกไปได้
โดยสำนักงานบัญชี ในจังหวัดยะลา มีตัวเลือกที่น่าสนใจ ดังนี้
